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Excel

Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA.

La cual nos permite crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, manejo de sueldos, entre otras cosas. También podemos elaborar estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web.

Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc.

Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos  para darnos solo la información que nos interesa

Conozcamos la Pantalla de Excel

Botón de Office: Es una novedad en las versiones 2007 de Office, y además útil, por cuanto nos permitirá acceder de forma rápida a partes tan interesantes como “Nuevo”, “Abrir”, “Guardar y Guardar como”, además de “Imprimir”, “Cerrar”,  y otros...También podremos desde él acceder a las “Opciones de Excel”.

Barra de Herramientas de Acceso Rápido: También es una novedad en versiones 2007, y nos permitirá colocar ahí varios botones de las tareas que más usemos, de forma que podríamos decir se trata de un atajo para trabajar con partes de Excel.

Barra de Título: Nos mostrará siempre el título del Libro que tengamos activo; en principio, si no lo hemos guardado con un nombre, Excel le dará el de Libro1, Libro2...etc.), pero en el momento en que lo hayamos guardado, aparecerá el nombre que le dimos.

Fichas: Son unas pestañas que contienen todas las herramientas de Excel agrupadas por categorías, así por ejemplo la ficha contiene unas herramientas agrupadas en las categorías de “Portapapeles”, ”Fuente”, “Alineación”, etc...

Cada una de esas categorías a su vez, contienen una serie de botones que nos permitirán realizar tareas concretas.

Cinta de Opciones: Es el grupo de botones que aparece siempre debajo de las Fichas. Cada ficha contiene una serie de categorías que a su vez engloban un conjunto de útiles representados por botones. A este grupo de categorías y botones es a lo que llamamos “cinta de opciones o Pestañas”, que es de suma importancia conocer, así como la tarea que lleva a cabo cada una.

Botón de Ayuda: Nos permitirá en cualquier momento tener acceso a la “Ayuda de Microsoft Excel 2007”. Con un clic sobre este botón, nos aparece la excelente ayuda de la aplicación, la cual nos podrá sacar de más de un apuro. Aquí podremos realizar consulta sobre un tema del que tengamos dudas, y tendremos la respuesta de inmediato.

Barra de Fórmulas: En esta ventana podremos escribir directamente fórmulas y otros datos --como veremos en el curso--. En la imagen de arriba puedes ver un ejemplo, donde le ingreso una fórmula (una multiplicación), siempre con el signo “ = “ delante, y me dará el resultado en la celda activa en ese momento.

Encabezados de Fila y Columna: Son las letras y números que se encuentran en la parte superior y en la izquierda respectivamente, y que identificarán en todo momento una posición (la celda activa). Son fundamentales en Excel 2007, ya que nos permiten identificar cualquier lugar dentro de una hoja, pudiendo ser una celda o un conjunto de ellas. Por ejemplo en la imagen de arriba, el resultado de la multiplicación aparece en la celda B6, que es conde convergen ambos encabezados.

Área de Referencia: Es el espacio situado a la izquierda de la barra de fórmulas, y tiene importancia ya que nos permite conocer en todo momento la celda en la que nos encontramos. Puedes ver en la imagen de arriba que efectivamente, nos está indicando la celda B6.

Hojas del Libro: También llamado “Fichas de Hojas”, por ser el lugar en que efectivamente se encuentran las fichas que contienen las hojas de un Libro. En principio aparecen tres (nombradas por defecto como ”Hoja1, Hoja2, Hoja3”), pero ya veremos como se pueden ampliar con tantas hojas como necesitemos de una forma muy sencilla y como se pueden renombrar por el título que nos interese; lógicamente son muy útiles para movernos sin dificultad por dichas hojas.

Botones para Vistas: Fácilmente se deduce que mediante estos botones podremos cambiar fácilmente de vista en nuestra hoja de cálculo. Veremos en otro Tema la forma de trabajar con dichas vistas.

Zoom para Vista: Que nos permite ampliar o disminuir el tamaño de nuestra hoja mediante el deslizador situado en el centro, el cual podremos mover hacia el “aumentar tamaño” o hacia el “disminuir”. En la parte izquierda nos muestra siempre el tamaño de zoom en porcentaje (100% normalmente).

Barras de Desplazamiento: Conocidas por todos ya que aparecen en cualquier aplicación; nos permitirán el desplazamiento por la hoja, bien hacia “derecha/izquierda” o bien “hacia arriba/abajo”.

Hojas y Libros

Nada más abrir la aplicación Excel 2007 te darás cuenta que aparece en la parte superior una leyenda que pone “Libro1 - Microsoft Excel”, es por tanto un indicativo de que cualquier trabajo en esta aplicación se crea en archivos llamados Libros, los cuales a su vez dispondrán de una sola Hoja o de varias...Es fácil deducir que por ejemplo, se puede tener un control de las ventas de una empresa, englobado en un Libro que podría contener diversas Hojas donde se separasen las ventas de cada departamento de dicha empresa.

Podríamos decir que una Hoja de cálculo es la unidad básica de información en Excel, y no es más que una serie de celdas en las que ingresaremos datos para realizar cálculos varios.

Características de las Hojas:  

Ø En una Hoja de Excel 2007 habrá 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que hace que se hayan incrementado notablemente respecto a versiones anteriores de Excel donde por ejemplo sólo se disponía de 256 columnas.

Ø Como ya sabrás, el lugar de intersección de una fila con una columna, recibe el nombre de celda, y por tanto en una Hoja podremos disponer nada menos que de 17.179.869.184 celdas (¡¡ más de diecisiete mil millones de celdas !!). Esto hará que sea prácticamente imposible que puedas llenar una Hoja, pero siempre será bueno disponer de espacio suficiente.

Ø nombrar las celdas, las filas y columnas, Excel 2007 usa un sistema que por defecto consiste en letras para las columnas y números para las filas, y en concreto este es el método.

Ø  Para las columnas usará de la “A a la Z” para las 26 primeras, luego se valdrá de la “AA hasta la AZ” para las 26 columnas siguientes, después de la “BA a la BZ”, de la “CA a la CZ” y así hasta la “ZZ”; en este momento comenzará con “AAA, AAB,....hasta llegar a la XFD” que será la última columna.

Ø En cuanto a las filas, estarán numeradas del “1 hasta el 1.048.576” lógicamente.

Ø Se deduce por tanto que para designar las celdas de una Hoja --teniendo en cuenta lo anterior--, se usará desde el A1 (primera celda de una Hoja) hasta XFD1048576 (sería la última celda de la Hoja)

Sistema de Referencia para Filas, Columnas y Celdas:

Hemos visto por tanto la forma en que Excel 2007 trata las filas y columnas, así como las celdas de cualquier Hoja por defecto. Sin embargo, también se podrá hacer que Excel trabaje con el sistema F1C1, mediante el cual representa las filas con la “F” y las columnas con la “C” seguidas ambas por un número; para entenderlo mejor te diré que la celda que normalmente llamaríamos “C4”, en este nuevo formato pasaría a ser “F4C3”.

Podremos hacer que Excel use uno u otro sistema (según nos interese). Si por ejemplo quisiéramos usar este último, iríamos a:

Se trata de hacer clic en el botón de Office e ir abajo a Opciones de Excel.

Esto nos llevaría a esta pantalla que te muestro en esta imagen de abajo

Aquí, tendríamos que elegir en la parte izquierda el apartado Fórmulas y a la derecha activaríamos la casilla Estilo de referencia “F1C1”; finalmente tendríamos que picar sobre el botón Aceptar para que pasase a dicho sistema de Excel 2007

A partir de este momento, Excel pasaría a designar las celdas mediante este nuevo sistema. Si quieres volver al anterior, no tendrías más que seguir los pasos explicados y en esta ocasión “deseleccionar la casilla: Estilo de referencia F1C1”, así de sencillo. Seguiremos